Privacyverklaring en Cookiebeleid

Wie zijn wij?

Naam: Seculyn Security BV en Seculyn Technics BV
Adres: Stationsstraat 66, 3550 Heusden-Zolder voor beide entiteiten
BTW nummer: BE 0442.083.240 (Seculyn Security), BE 0600.892.036 (Seculyn Technics)

Aangezien wij voldoen aan de GDPR/AVG-wetgeving die van kracht is sinds 25/05/2018, presenteren wij u deze privacyverklaring. Mocht u nog vragen hebben na het lezen van deze verklaring, dan kunt u onze functionaris voor gegevensbescherming of DPO (Data Protection Officer) contacteren via deze weg: christophe@seculyn.be

1. Algemeen

Hierin leggen wij uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, wat uw rechten zijn, hoe u deze kunt laten gelden, enz.

• Persoonsgegevens: Hiermee bedoelt de GDPR/AVG alle info die een natuurlijk persoon, direct of indirect, zou kunnen identificeren. Verder aangeduid als “gegevens.” Het gaat dus niet over bedrijfsgegevens;
• Verwerken: Persoonsgegevens verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van u:

• Contactgegevens: Naam, adres, telefoonnummer en/of gsm-nummer en e-mailadres
• Inloggegevens: gebruikersnaam, facturatiegegevens, IP-adres, bezoekersdata op onze website
• Gevoelige gegevens: Locatiegegevens

Deze gegevens zijn bij ons terechtgekomen door:

1. Dat u ze zelf aan ons heeft bezorgd tijdens of voorafgaand aan een persoonlijk onderhoud
2. Door de registratie en het inloggen op onze website: www.seculyn.be

Wij verzamelen geen gegevens op enige andere wijze.

3. Doel van verwerking

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en enkel voor de volgende doeleinden:

• Uw vragen gesteld via e-mail, contactformulier of sociale media beantwoorden
• Een overeenkomst met u sluiten en deze uitvoeren:
  • Informatie verstrekken over onze diensten en ze beter afstemmen op uw noden en wensen
  • Het opstellen van offertes
  • Het mogelijk maken van de uitvoering van onze overeenkomst, alsook de administratie die daaruit voortkomt
• Het plaatsen van recensies, uit commercieel belang
• Het verwerken van uw betaling
• Communicatie voeren met u, als opdrachtgever, in het belang van beide partijen
• Statistische doeleinden
• Het correct afstemmen en verbeteren van onze website
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen: zoals het voeren van een boekhouding
• Benaderen voor commerciële aanbiedingen zoals nieuwsbrieven, evenementen en andere promoties of marketingacties, indien u hiervoor toestemming heeft gegeven

4. Vanuit welke wettelijke grondslag worden uw gegevens verwerkt?

Wij baseren ons voor de verwerking van uw gegevens voor bovenstaande doeleinden op de volgende wettelijke grondslagen:

• U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een specifiek doeleinde
• Uitvoeren van de overeenkomst en nakomen contractuele verbintenissen
• Gerechtvaardigde belangen: onder meer het verbeteren van onze dienstverlening
• Wettelijke verplichtingen: naleven van fiscale wetgeving

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor de uitoefening van onze diensten of zolang als de wettelijke regels ons voorschrijven.

5. Bewaring

Wij zullen uw gegevens bijhouden zolang wij uw persoonsgegevens nodig hebben om u een bepaalde dienst of product aan te kunnen bieden. Meer bepaald:

• Handelsboeken: 7 jaar in originele of elektronische vorm waarbij de bewaringstermijn ingaat vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van het boekjaar. Hier volgen wij Artikel III.86 Wetboek van Economisch Recht en artikel 9 van het K.B. van 12/09/1983 tot uitvoering van de wet van 17/07/1975 op de boekhouding van onze onderneming.
• Rechtvaardigende bescheiden: 7 jaar in originele of elektronische vorm waarbij de bewaringstermijn ingaat dat volgt op de afsluiting van het boekjaar. Hier volgen wij Artikel II.86 Wetboek van Economisch Recht.
• Bescheiden die niet als bewijs tegenover derden dienen: 3 jaar in origineel of afschrift, waarbij opnieuw Artikel III.86 van het Wetboek van Economisch Recht geldt.

6. Beveiliging

Voor deze verwerking nemen wij de gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens optimaal te beschermen rekening houdend met de aard van de gegevens en de hiermee gepaard gaande risico’s. Wij bewaren geen bijzondere persoonsgegevens en hebben de volgende maatregelen in voege voor de beveiliging van uw gegevens:

• De computers waarop gegevens verwerkt worden zijn standaard beveiligd met een gebruikersnaam en een complex wachtwoord.
• Alle computers zijn uitgerust met een Small Office Security oplossing die natuurlijk steeds “up-to-date” gehouden wordt en automatisch meerdere scans uitvoert. Alle Windows-installaties worden automatisch van updates voorzien. De installatie wordt minstens 1 maal per maand gecontroleerd en eventueel manueel gestart.
• De data is opgeslagen op een deel van de schijf die ingericht is als “gegevenskluis.” Deze is versleuteld en enkel te bereiken na opstarten van de computers + Windows aanmelding + openen van een wachtwoordenkluis.
• Om gegevensverlies te vermijden bij verlies van de computers, maken wij dagelijks back-ups naar een versleutelde cloud-omgeving.
• Alle wachtwoorden worden beheerd en in de cloud-omgeving opgeslagen.
• Onze medewerkers zijn volledig ingelicht over het veilig omgaan met uw persoonsgegevens en zijn door hun arbeidsovereenkomst tot geheimhouding gehouden.
• Er worden geen gegevens op papier bijgehouden gezien de mogelijkheid van online registratie en de niet-toegankelijkheid voor onbevoegden.

Het verleden leert ons dat geen enkel risico volledig kan worden vermeden. Mocht er ongeoorloofde toegang tot onze IT-systemen of onrechtmatige wijziging, beschadiging of mogelijk verlies van uw gegevens zijn, zullen wij onmiddellijk alle nodige maatregelen treffen om dit risico tot een minimum te beperken en in de toekomst te vermijden. Hierdoor zal ook de mogelijke schade voor u zeer beperkt blijven.

7. Marketingdoeleinden

Klikgedrag en Bezoekgegevens

Op de website van onze onderneming worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt.

Google Tools

Google Analytics – Google Search Console – Google Tag Manager – Google Looker Studio

• Onze website maakt gebruik van Google Analytics en Google Search Console om bij te houden hoe surfers onze website gebruiken en hoe effectief onze Adwords-advertenties bij Google zoekresultaatpagina’s zijn;
• Google Tag Manager om tags in te stellen;
• Google Looker Studio om te rapporteren;

De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in Ierland, Dublin. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van de gebruikte Google toepassingen.

Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Facebook en Instagram

Er lopen eveneens Meta advertising campagnes (Facebook, Instagram), die u kunnen doorverwijzen naar onze website. Leest u de privacyverklaring van deze sociale netwerken (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.

Nieuwsbrief

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over nieuws, onze diensten en aanverwante zaken. Uw e-mailadres wordt alleen met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt.

Contactformulier

Je wil het contactformulier op onze website invullen? Bij het geven van toestemming zullen persoonlijke gegevens verwerkt worden zoals beschreven in deze privacyverklaring en wij zijn ook steeds bereikbaar via mail.

Gebruik van Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die worden gebruikt, zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak.

Op de website wordt er gebruik gemaakt van functionele, analytische, advertentie en tracking cookies. Dit is nodig om bij te houden hoeveel bezoekers op onze website langskomen, wat zij doen en hoe wij onze bezoekers beter van dienst kunnen zijn. Bij uw eerste bezoek aan de website wordt u geïnformeerd over deze cookies en wordt uw toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door deze uit uw browser te verwijderen.

Op onze website wordt er eveneens gebruik gemaakt van Google Analytics, Google Search Console, Google Tag Manager en Google Looker Studio voor analytische doeleinden.

8. Doorgifte

Wij zullen uw gegevens enkel delen met derden indien dit nodig is voor de bedrijfsvoering of wettelijk verplicht is in het kader van de uitoefening van de werkzaamheden. Zo kunnen uw gegevens gedeeld worden met externe dienstverleners zoals bijvoorbeeld informaticadiensten voor het onderhouden van ons netwerk en de hosting van de website. In het kader van de uitoefening van de werkzaamheden kunnen uw gegevens gedeeld worden met leveranciers, overheidsinstanties, onze accountant, softwareleveranciers en IT-beheerders.

P.S. Het gaat hierbij enkel om uw algemene persoonsgegevens en deze zullen niet doorgegeven worden aan organisaties en of personen voor marketingdoeleinden. Voor andere partijen geldt dat wij dit enkel doen na uitdrukkelijke toestemming van u of in opdracht van u.

Met boven vermelde partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin bepaald wordt dat ook zij zich dienen te richten naar de GDPR/AVG richtlijnen. Te allen tijde zullen wij waken over het feit dat uw persoonsgegevens NIET buiten de EER opgeslagen zullen worden zonder een degelijke garantie van eventueel betreffende partijen, dat ook zij volledig voldoen aan de GDPR/AVG wetgeving.

9. Uw Rechten

Hieronder volgt een opsomming van uw rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens, of deze van toepassing is/zijn en hoe u deze kan laten gelden:

• Inzage: U heeft recht om inzage te vragen over welke gegevens wij van uw bezitten en mochten er fouten of onvolledigheden zijn, vragen tot rechtzetting, aanvulling en zelfs verwijdering. Art. 12-13-14
• Recht op rectificatie: Art. 15 U heeft het recht om uw persoonsgegevens aan te passen.
• Opgelet: Indien u om verwijdering vraagt kan dit enkel maar uitgevoerd mits wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor andere redenen dan aangehaald in onze doelomschrijving punt 3. Denk hierbij vooral aan fiscale en sociale wetgeving.
• Overdraagbaarheid: Indien u van dienstverlener wil veranderen zullen wij uw persoonsgegevens in een digitaal leesbaar standaardformaat, aan de nieuwe organisatie overhandigen. Art. 19
• Bezwaar tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering: Aangezien wij dit niet uitvoeren is dit ook niet van toepassing.
• Bezwaar tegen gegevensverwerking: Deze is enkel van toepassing indien uw gegevens gebruikt worden voor direct marketing maar aangezien wij ook dit niet uitvoeren is dit dus niet van toepassing.
• Recht op transparantie: U wordt geïnformeerd over de inhoud van deze privacyverklaring via deze link, als bijlage bij elk elektronisch contact en zichtbaar geplaatst in onze kantoren. Op eenvoudige aanvraag kan u een afschrift bezorgd worden.

Al u 1 of meerdere van deze rechten wil laten gelden gelieve dit dan schriftelijk aan te vragen met als bewijs van uw dubbele Opt-In verificatie per email en wij zullen binnen 30 dagen hierop reageren.

10. Klachten

Mocht u niet akkoord gaan met de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, uw rechten respecteren of deze privacyverklaring, laat het ons eerst weten zodat wij hierop gepast kunnen reageren. U kan altijd klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit = GBA (de oude Privacycommissie) via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 of via mail aan contact@apd-gba.be of telefonisch op 02/274.48.00

11. Varia

Deze privacyverklaring treedt in werking op 20 mei 2025. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.

De gestructureerde tekst bevat HTML-tags voor koppen en lijsten, waardoor de inhoud beter leesbaar en toegankelijk is.